資料を作り始める前に、「誰に・何を・なぜ伝えるか」を1枚で整理しませんか？
いきなりPowerPointを開くと、情報は増えても、資料の目的やメッセージがぼやけがちです。この「資料作成 要件整理シート」は、読み手とゴールを先に整理し、伝わる資料の土台を作るための無料テンプレートです。
- PowerPoint形式
- 登録不要
- そのまま編集して使えます
このテンプレートで整理できること
資料作成に必要な要件を、次の7項目で整理できます。
- Who：誰に伝えるか
- What：何を理解してほしいか
- Why：なぜ伝えるか・どんな行動を促すか
- 不満：読み手が現在困っていること
- 不安：判断や行動を止める懸念
- 期待：実現したい状態
- メインメッセージ：資料全体で最も伝えたいこと
こんな人におすすめ
- 資料の構成を考える前に手が止まってしまう
- 情報を詰め込んでも「結局何が言いたいの？」と言われる
- 提案資料・報告資料・説明資料の目的を整理したい
- 上司や依頼者と完成イメージがずれやすい
- ChatGPTに資料構成を考えさせても、一般的な案しか出てこない
記入例：AI議事録ツールの試験導入を提案する場合
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| Who | 業務効率を改善したいが、導入リスクを気にする部門長 |
| What | 議事録作成の時間を削減できることを理解してほしい |
| Why | 1チームでの試験導入を承認してほしい |
| 不満 | 会議後の議事録作成に時間がかかっている |
| 不安 | 情報漏えい、認識精度、現場に定着するかが心配 |
| 期待 | 会議後の作業を減らし、本来の業務へ時間を使いたい |
| メインメッセージ | 全社導入ではなく、限定した1チームで安全性と効果を検証する |
このように整理すると、「AIツールは便利です」という機能紹介ではなく、読み手が判断しやすい提案へ変えられます。
使い方は3ステップ
1. 資料の目的と読み手を書く
まずWho・What・Whyを埋めます。文章にせず、短い箇条書きで構いません。
2. 読み手の不満・不安・期待を整理する
読み手が今どんな状況にあり、何が判断を止め、何を実現したいのかを具体化します。
3. メインメッセージを1文にする
整理した要件をもとに、資料を読み終えた相手に何を理解してほしいかを1文にします。ここまで決めてから構成とスライド制作へ進みます。
詳しい考え方も知りたい方へ
読み手の設定や、不満・不安・期待を深掘りする方法は、資料作成のターゲット設定を解説した記事で詳しく紹介しています。
要件整理から構成、スライド制作、完成後のチェックまで全体像を知りたい方は、伝わる資料の作り方をご覧ください。
